Jedná se o přístroj, který vás nejspíš bude doprovázet po celou dobu vašeho podnikání. Vyplatí se tedy zvážit hned na začátku, jaké řešení bude vám osobně vyhovovat, a to jak vzhledem k velikosti vašeho byznysu, tak i k povaze podnikání. Od toho se bude odvíjet, jaký typ zařízení budete používat.

Podstatnou součástí vašeho EET řešení představuje výběr aplikace. Na trhu naleznete jak jednoduché bezplatné aplikace, které je možné nainstalovat na váš telefon či tablet, tak i placené aplikace spjaté s EET pokladnami různých výrobců.

Klíčové však budou vaše individuální požadavky. Ty mohou záviset jak na oboru podnikání, tak na vašem organizačním systému. V závěru článku se krátce zastavíme u důvodů, proč je vhodné zvolit výrobek od prověřené firmy. Úplně na konci pak nemůže chybět finanční okénko, které vás připraví na výši ceny různých variant.

Jak vybrat  EET pokladnu stručně:

• Zvažte velikost podniku – Výběr zařízení, které budete využívat, ovlivňuje jak počet zaměstnanců, tak i počet účtenek, které vytisknete.
• Platba za licenci – Bezplatné licence vás nezatíží dalšími náklady, jednorázové se vyplatí v dlouhodobém horizontu a paušální v krátkém období.
• Zajistěte si internet – U nepřenosných zařízení využijete LAN kabel, u přenosných zase Wi-Fi či SIM kartu s mobilním internetem.
• Funkce podle oboru – Vaše požadavky se mohou odvíjet podle toho, zda pracujete v terénu či v kamenné provozovně, kolik lidí bude zařízení využívat, či jestli potřebujete nějaké speciální funkce.
• Další funkce – Sem patří například nastavení ceníku a slev pro stálé zákazníky, možnost nezaznamenávat platbu, která evidenci nepodléhá, nebo odeslání účtenky zákazníkovi emailem.
• Pověst výrobce – Je důležitá zejména proto, že u prověřených výrobců hrozí menší nebezpečí zkrachování a ztráty potřebných aktualizací.

Typy zařízení

Existuje několik základních způsobů, jak si můžete EET zorganizovat. Všechny jsou legální, takže záleží jen na vašich individuálních preferencích. V tomto základním rozhodování nejspíš vezmete v potaz velikost podniku a četnost tržeb.

EET aplikace do mobilu

Jednoduchá EET pokladna s tiskárnou

EET s tiskárnou a platbou kartou

Komplexní EET systém s tiskárnou

Aplikace

Nejjednodušším způsobem, jak můžete zřídit pokladní systém, je instalace EET aplikace do vašeho mobilního telefonu nebo tabletu. V tomto případě musíte ovšem ohlídat, zda bude fungovat na vašem operačním systému. Velkou výhodu představují nízké náklady, protože řada těchto aplikací je zdarma. Budete však potřebovat tiskárnu na účtenky, která vás vyjde na několik stovek až tisíc, a pokud budete chtít akceptovat platby kartou, tak i přídavný terminál.

Toto řešení je vhodné spíš pro drobné podnikatele nebo řemeslníky, kteří přijímají platby jen občas. Spotřební elektronika nevydrží takovou zátěž jako specializovaná zařízení a rychleji se opotřebuje. Aplikace nabízené bezplatně navíc mívají i určitá omezení funkcí nebo kapacity. A je u nich nutné myslet také na to, že zodpovědnost za funkčnost pokladny nesete vy.

Elektronické pokladny

Představuje zlatou střední cestu pro malé a střední podnikatele. K pokladně je možné dokoupit další příslušenství, je však nutné ohlídat vzájemnou konektivitu. Spousta výrobců vám nabídne variantu s integrovaným terminálem a tiskárnou na účtenky, čímž tato starost odpadne. Také software je ve většině případů nainstalovaný a pokladna pružně reaguje na jeho aktualizace.

Tato zařízení disponují téměř všemi funkcemi komplexních pokladních systémů, používají cloudová úložiště a pomohou s evidencí skladových zásob. Další výhodou je přenosnost, takže s pokladnou můžete pracovat v terénu. V tomto případě se vyplatí sledovat také výdrž baterie.

Komplexní pokladní systémy

Nemobilní řešení pro velké firmy nebo restaurace s velkým obratem a stovkami tržeb denně. Počítačové systémy většinou sestávají z těchto komponent:

• nepřenosné dotykové pokladny podobné velikosti, jakou mají počítačové monitory
• tiskárny na účtenky
• pokladní zásuvky na hotovost
• čtečky čárových kódů
• mobilního číšníka pro gastroprovozy
• zákaznického displeje
• terminálu pro platby kartou.

Je jasné, že takový systém je velkou investicí a v malých nebo středních provozovnách pro něj nenajdete adekvátní využití. Další nevýhodou je v některých případech těžkopádná aktualizace softwaru, pro kterou je potřeba kontaktovat dodavatele.

Platba za software

Na trhu najdete mnoho vývojářů evidenčních systémů. Zpravidla si můžete vybrat z několika licencí u jednoho výrobce a podle zvolené varianty poté získáte pokročilejší funkce. Na výběr máte i u možnosti, jak za služby platit.

Bezplatné tarify

Vybrat si můžete i bezplatnou verzi. Zde je však nutné počítat s tím, že některé funkce placených tarifů v ní mohou chybět. Typicky může mít například omezený počet účtů nebo uložených položek. Pokud vám tato omezení nebudou vyhovovat, můžete kdykoli přestoupit na placený tarif.

Jednorázová platba

Jak název napovídá, v tomto případě zaplatíte za software pouze jednou, a to na začátku používání. Výhodou tedy je, že na další investice už nemusíte myslet. A při dlouhodobém využívání se vám tento způsob vyplatí víc než pravidelné předplatné. Pokud se však v krátké době rozhodnete ukončit podnikání nebo přejít na jiný systém, o jednou utracené peníze přijdete.

Předplatné

V tomto případě hradíte paušální poplatky jednou měsíčně nebo ročně. Tyto poplatky jsou samozřejmě nižší než jednorázová platba, avšak při dlouhodobém používání mohou být v součtu nákladnější. Tato varianta však někdy může nabízet sofistikovanější možnosti uživatelské podpory, aktualizací a zálohování v cloudu. Navíc, pokud po několika měsících zjistíte, že vám tento software nevyhovuje, budete moci přejít na jiný bez ztráty velké počáteční investice.

Internet a zálohování dat

K evidování a odesílání tržeb budete potřebovat internetové připojení. Pokud podnikáte v místech, kde není možné je zařídit (například chata v horách), požádejte finanční úrad o možnost evidování ve zjednodušeném režimu. Pokud se však v podobné situaci nenacházíte, bude nutné si internet zařídit. Protože velikost odesílaných dat bude malá, není nutné hned zařizovat vysokorychlostní připojení. Na výběr máte z několika možností – různé pokladny využívají Wi-Fi, kabel i SIM kartu s mobilním internetem.

Na druhou stranu je však nutné, aby v případě krátkodobého výpadku připojení vaše pokladna nepřestala fungovat. V těchto případech by měl tisk účtenky normálně proběhnout a pokladna by měla tržbu automaticky zaevidovat hned, jakmile se připojení obnoví. Ze zákona na tuto dodatečnou evidenci máte 48 hodin.

Cloudová úložiště

Každý, jehož tržby podléhají EET evidenci, má také povinnost archivace proběhlých transakcí, a to na dobu 10 let. Samozřejmě se může stát, že se pokladna během této doby rozbije, nebo vám ji někdo zcizí. A přesně to je primárním důvodem, proč většina pokladen využívá i vzdálená neboli cloudová úložiště.

V praxi fungují tak, že vaše data jsou uložena na serveru, kam se můžete připojit i z jiného zařízení, než přímo z pokladny. Pokud o ni tedy nešťastnou náhodou přijdete, nemusíte se ztráty archivovaných transakcí obávat.

Další výhodou cloudových úložišť je vzdálená správa. Ta vám umožňuje zobrazit si tržby i další údaje z pohodlí domova. V praxi poslouží spíše středním a větším podnikatelům, kteří nebudou mít pokladnu stále u sebe.

Výdrž baterie

Tento parametr budou muset řešit ti, kteří si k evidenci obstarají mobilní EET pokladnu. Komplexní pokladní systémy na provoz bez zapojení do sítě stavěné nejsou. Důležitost tohoto parametru se pochopitelně liší podle toho, kde budete pokladnu využívat.

V kamenné pobočce s dostatkem zásuvek vás slabší výdrž nemusí trápit, pokud jste naopak stále na cestách, pravděpodobně sáhnete po modelu, který nemusíte nabíjet i několik dní za sebou. Pokud často jezdíte autem, poohlédněte se po modelu, který je možné nabíjet z autobaterie.

Specifické požadavky dle oboru

Zde se dostáváme k jádru výběru. Jedná se o zcela individuální kritéria, která by vám měla usnadnit vaše zákonné povinnosti. Byla by škoda ztratit čas i peníze nákupem zařízení, které sice objektivně nemá žádnou vadu, ale neposkytuje služby na míru vašim požadavkům.

• Lékaři – Lékaři pravděpodobně vytisknou jen několik účtenek denně, komplexní řešení by tedy pro jejich potřeby bylo zbytečně naddimenzované. Vystačí si tedy s aplikací a přenosnou tiskárnou.
• Právníci a další svobodná povolání – V tomto případě se jedná o klasický případ podnikatele, kterému k běžné činnosti stačí aplikace a tiskárna, pokud se sám z nějakého důvodu nerozhodne pro nákladnější řešení. Pokud se rozhodnou akceptovat platby kartou, budou potřebovat také terminál.
• Kadeřnické či kosmetické salony – Jsou místem, kde se setkává hned několik podnikatelů. Rozhodně se tedy vyplatí poohlédnout se po zařízení, které umožní správu více účtů, a náklady na provoz si rozdělit. Existují také pokladny s dalšími funkcemi pro zákaznický servis, například s online objednávkovým systémem.
• Stánkaři – Tito podnikatelé stráví čas evidence mimo kamennou provozovnu. Stěžejní by pro ně tedy měla být výdrž baterie, odolnost pokladny a mobilní internet. Podle charakteru prodávaného zboží také mohou ocenit připojení dalších zařízení, typicky váhy či čtečky kódů.
• Řemeslníci – Také řemeslníci stráví spoustu času na cestách. Jejich pokladna by tedy měla být kompaktní a přenosná s možností mobilního internetu. Pozor by si také měli dát na výdrž baterie nebo alespoň možnost nabíjet pokladnu během jízdy autem mezi zákazníky.
• Gastroprovozy – Kavárny, restaurace a podobná zařízení patří do kategorie, která má na funkce pokladny specifické nároky. Protože pokladna stojí na stálém místě, nepotřebujete ani mobilní internet, ani výjimečnou výdrž baterie. Zato vám práci usnadní mapa stolů, mobilní číšník a skladové hospodaření včetně pokročilých možností inventury. Tyto důvody většinu provozů vedou k tomu, aby investovala do komplexního pokladního řešení.
• Pekaři a cukráři – Pokud bude EET pokladna umístěna v provozu, rozhodně uděláte dobře, když si vyberete odolné zařízení. Mělo by tedy ustát ovládání mokrýma rukama. Na trhu najdete také pokladny umožňující ukládání receptů či dohled nad docházkou, což oceníte, pokud pro vás pracují brigádníci.

Další funkce pokladny

V předchozích kapitolách jsme obsáhli základní principy výběru. V rámci zařízení se nyní budeme věnovat dalším funkcím, které vám pokladna může nabídnout. Jejich využití je individuální napříč obory podnikání.

• Možnost neevidovat – Ne každá platba podléhá evidenci (Zdroj: Etržby). Pokud jste odhodláni evidovat jen nezbytné informace, ujistěte se, že vaše vyhlédnutá pokladna nabízí tuto možnost.
• Kompatibilita aplikací – Tento údaj bude důležitý, pokud chcete řešit EET na svém mobilním telefonu či počítači. Ne všechny aplikace jsou kompatibilní se všemi operačními systémy. S Androidem si poradí naprostá většina na trhu, aplikaci pro iOS možná budete chvíli hledat.
• Ceník – Umožňuje nastavit jednotlivé položky s vašimi cenami. To ocení každý, kdo prodává standardizované zboží, protože nastavené ceny urychlí obsluhu zákazníka a platbu.

• Nastavení slev – Souvisí s předchozí položkou. Některé pokladny pracují i s věrnostním programem, kde můžete nastavit zákaznické účty a kde mohou zákazníci sbírat body za využití vašich služeb.

• Skladové hospodářství – Pomůže s evidencí produktů, které máte k prodeji, i se zásobami surovin. Jejím prostřednictvím máte také přehled o dodavatelích nebo o nákupních cenách. Většinou je řešeno samostatnou aplikací v EET pokladně.

• Odeslání účtenky emailem – Pokud chcete, můžete zákazníkům nabídnout, že jim místo papírové účtenky pošlete její elektronickou verzi. Zákazník ji tak nemůže ztratit, a v případě, že o ni nestojí, se vám nebudou zbytečné účtenky hromadit na stole. Z ekologických důvodů využívají této možnosti například bezobalové obchody.

• Zákaznický displej – Možnost, jak poskytnout zákazníkovi lepší kontrolu nad nákupem. Toto rozšíření vás asi zaujme v případě, že si do maloobchodu pořizujete komplexní pokladní systém. Zákaznickým displejem disponují také některé váhy.

Důležitost prověřené firmy

Prověření výrobci jsou výhodou v každém oboru a u každé služby. U EET pokladen to však platí dvojnásob. Důvodem je technická i zákaznická podpora a aktualizace, které budete v průběhu evidování potřebovat. Tento obor je bohužel jako stvořený pro obchodníky, kteří by jen rádi vydělali na nové příležitosti a pak z trhu zmizeli.

V žádném případě vás nechceme nabádat, abyste nedali šanci také novějším firmám, pokud se vám právě jejich výrobky zamlouvají nejvíce. Rozhodně však bude vhodné důkladně si prostudovat podmínky licence a v ideálním případě najít také několik recenzí dalších uživatelů.

Cena

Cenu EET pokladen je obtížné shrnout do několika řádků. Tento úkol nám komplikuje nejen rozdílný způsob platby u různých výrobců, ale i různé tarify v nabídce jednoho výrobce. Pokusíme se vám alespoň zhruba načtrtnout cenová rozmezí jednotlivých variant hardwarového vybavení.

Cena do 4 000 Kč

Tato varianta počítá s tím, že využijete bezplatnou či levnou aplikaci a přenosnou tiskárnu. Většina tiskáren se pohybuje kolem středu tohoto rozpětí, pořídíte je tedy přibližně za 2 000 Kč. Částka za mobilní aplikace se liší výrobce od výrobce, takže vás mohou stát 200, ale také 700 Kč měsíčně.

Cena od 4 000 do 10 000 Kč

Pokud jste se rozhodli jít zlatou střední cestou a pořídit si elektronickou registrační pokladnu, připravte si zhruba tuto částku. Tato kategorie je designově nejbohatší a najdete v ní jak dotykově ovládané kousky, tak i tlačítkové nebo jinak specifické modely. Výjimkou nejsou ani pokladny do maloobchodů včetně zásuvky na peníze.

Cena nad 10 000 Kč

V této relaci už pořídíte komplexní počítačové systémy včetně tiskárny i pokladní zásuvky. Nabídka je uzpůsobená velkým provozovnám a restauracím, samozřejmostí je tedy mobilní číšník a komplexní skladové hospodářství. Ceny výrobců pokladen, kteří nabízí jednorázovou platbu za software, šplhají až k 50 000 Kč.

Postup pro zavedení do EET

Máte už zařízení pro elektronickou evidenci vybrané? Než začnete prodávat, bude nutné přihlásit se k evidenci tržeb. Postup sestává z několika kroků a je jednoduchý, takže se jej rozhodně nemusíte obávat.

1. Požádejte Finanční správu o autentizační údaje. To můžete učinit jak osobně na pobočce finančního úřadu, tak online skrz Daňový portál zde.

2. Následně obdržíte certifikát, který vás u Finanční správy identifikuje. Pro všechna pokladní zařízení, která používáte, vám stačí jeden. Můžete si však také vygenerovat certifikát pro každou pokladnu zvlášť, pokud vám to takto vyhovuje.

3. Certifikát nahrajete do své pokladny.

A můžete začít evidovat.